Hallitus
Pöytäkirja 22.09.2026/Pykälä 110

Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen hankinta

Hallitus 22.09.2026 § 110

Hankinnan tausta

Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymän (HSL) hallitus on 27.10.2020 päivätyllä päätöksellä päättänyt Sarastia Oy:n osakkaaksi liittymisestä ja osakkeiden merkitsemisestä sekä valtuuttanut toimitusjohtajan päättämään talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen ostoista Sarastia Oy:ltä. Toimitusjohtaja on 17.11.2020 päivätyllä päätöksellä §119/2020 päättänyt talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen ulkoistamisesta Sarastia Oy:lle sidosyksikköasemaan perustuen. Sarastia Oy on toiminut omistajiensa erityisalojen hankintalain 25 §:n mukaisena sidosyksikkönä. Puitesopimus HSL:n ja Sarastia Oy:n välillä on allekirjoitettu 14.12.2020.

Sarastia Oy:n virallinen nimi muuttui 1.9.2024 Numera Palvelut Oy:ksi. Numera Palvelut Oy:n kunta- ja hyvinvointialueasiakkaita koskevat talous-, palkka- ja ohjelmistoliiketoiminnot siirtyivät 1.4.2026 liiketoimintakaupoilla Administer Groupille. HSL:n alkuperäinen sopimuskumppani Numera Palvelut Oy on yritysjärjestelyjen seurauksena siirtynyt osaksi Administer-konsernia. Liiketoiminnan siirtojen jälkeen sopimusosapuolena toimii Administer-konserniin kuuluva Sarastia Oy, joka vastaa sopimuksen mukaisesta palvelutuotannosta.

Liiketoimintakaupan sekä siihen liittyvien järjestelyjen seurauksena hankinnan alkuperäinen sidosyksikköasemaan liittyvä hankintaperuste on poistunut. Myös hankintalainsäädäntöä ja sidosyksikköasemaa koskeva oikeus- ja viranomaiskäytäntö on muuttunut. Tämän vuoksi HSL:lle on syntynyt velvollisuus kilpailuttaa palvelukokonaisuus.

HSL on käynnistänyt talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankinnan kilpailutuksen valmistelun alkuvuonna 2026 ja julkaissut kutsun markkinavuoropuheluun 27.8.2026 julkisten hankintojen ilmoituskanavalla HILMA:ssa (ilmoituksen numero 2026-055731).

Vaikka kilpailutusta on ryhdytty valmistelemaan viipymättä, laajamittaisen talous- ja henkilöstöhallintoratkaisun kilpailutus ja käyttöönotto edellyttävät merkittävää valmisteluaikaa ja teknistä siirtymävaihetta. Tämän vuoksi nyt kyseessä olevan suorahankinnan tekeminen siirtymävaiheen osalta on toiminnan jatkamisen kannalta välttämätöntä.

Hankintamenettely

HSL soveltaa toiminnassaan lakia vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016, jäljempänä ”erityisalojen hankintalaki”). Hankinnan arvo ylittää erityisalojen hankintalain 13 §:n mukaisen kynnysarvon.

Hankinta toteutetaan suorahankintana Sarastia Oy:ltä.

Erityisalojen hankintalain 43 §:n 2 momentin kohdan 4 mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, mikäli sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä hankintalain määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.

Erityisalojen hankintalain 43 §:n 2 mom. kohdan 2 mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, mikäli teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

HSL katsoo, että suorahankinnan edellytykset ovat täyttyneet 1.4.2026 alkaen, koska

•         tarve kilpailuttaa palvelukokonaisuus on syntynyt liiketoimintakaupan ja sidosyksikköaseman poistumisen seurauksena HSL:stä riippumattomista syistä. Sidosyksikkösuhteen päättyminen ei ole ollut HSL:n vaikutusmahdollisuuksien rajoissa.

•         HSL on ryhtynyt kilpailutuksen valmisteluun ilman aiheetonta viivytystä.

•         Palvelun keskeytyminen aiheuttaisi merkittäviä ongelmia HSL:n lakisääteisten tehtävien, talouden ohjauksen ja henkilöstöhallinnon hoitamiselle.

Lisäksi HSL katsoo, että siirtymävaiheen aikana vain nykyinen palveluntuottaja kykenee turvaamaan palveluiden jatkuvuuden ilman kohtuutonta teknistä, toiminnallista ja tietoturvariskiä.

Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuus on HSL:n toiminnan kannalta kriittinen. Toimittajan vaihtaminen väliaikaisesti siirtymäajalle vaarantaisi järjestelmien ja niiden välillä siirtyvien tietojen yhteensopivuuden, joka voisi aiheuttaa palvelun keskeytymisen. Palvelun keskeytyminen vaikuttaisi muun muassa palkanmaksuun, taloushallinnon lakisääteisiin tehtäviin, raportointiin, sopimus- ja ostolaskuprosesseihin sekä toiminnan jatkuvuuteen. Käytännössä toimittajan vaihtaminen siirtymäajalle aiheuttaisi tilanteen, jossa lakisääteistä palvelua ei olisi tarjota lainkaan. Siirtymävaiheessa ei näin ollen ole olemassa muita järkeviä vaihtoehtoja kuin tehdä hankinta olemassa olevalta toimittajalta, eikä kilpailun puute johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Järjestelmä- ja palvelukokonaisuuden kilpailuttaminen, käyttöönotto, integraatioiden toteuttaminen, tietomigraatiot, testaus sekä toiminnan vakautus edellyttävät merkittävää valmisteluaikaa. Väliaikainen suorahankinta on rajattu ainoastaan siihen ajanjaksoon, joka tarvitaan hankinnan valmisteluun, kilpailutukseen, palvelun käyttöönottoon ja käyttöönottovaiheen jälkeiseen palvelun vakauttamiseen.

HSL:n tavoitteena on, että kilpailutetun sopimuksen sopimuskausi alkaa 1.1.2028, mutta suorahankinnan enimmäiskesto on mitoitettu siten, että mahdolliselle uudelle toimittajalle voidaan tarvittaessa varata enintään kuuden (6) kuukauden siirtymäaika tuotantokäytön aloituksesta lukien, eli 30.6.2028 asti. Nykyinen sopimus irtisanotaan päättymään kuitenkin jo ennen edellä mainittua määräpäivää, mikäli uusi sopimus on tullut voimaan ja siihen liittyvä käyttöönotto on hyväksytysti toteutettu siten, että palvelutuotanto voidaan siirtää uuteen ratkaisuun hallitusti ilman palvelukatkoksia.

HSL arvioi, että 1.4.2026 vallinneissa olosuhteissa voimassa olleen sopimuksen välitön jatkaminen oli erityisalojen hankintalain 43 §:n 2 momentin 2 ja 4 kohdassa tarkoitetulla tavalla välttämätöntä. Sarastia Oy:ltä aikavälillä 1.4.–22.9.2026 hankittujen palvelujen toteutunut arvo on 277.439 euroa.

Hallintosäännön 9 §:n kohdan 8 mukaan hallitus päättää hankinnoista.

 Hankintayksikkö toimittaa julkaistavaksi suorahankintaa koskevan ilmoituksen.

Ehdotus 

Päätös